Conceptos
Se puede definir a un manual como: "un registro inscrito de información e instrucciones
que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un
empleado en una empresa" o "un documento que contiene, en forma ordenada y
sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización política y
procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del
trabajo" .
Definiremos manual administrativo como:
Un documento que contiene, en forma ordenada, sistemática y accesible, información
relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organización o a
terceros que se relacionan con ella en su actuación con respecto a dicha organización.
Tipos de manuales administrativos
De acuerdo a su destinatario, se pueden encontrar:
- Manuales cuyos usuarios son miembros de la organización, como por ejemplo los manuales de procedimientos.
- Manuales destinados a usuarios externos a la organización: clientes, proveedores, público en general, como por ejemplo los manuales generales de la organización que se mencionan en este documento.
Con referencia al contenido, se pueden distinguir, entre otros:
- Manuales de Organización y Funciones.
- Manuales de Procedimientos.
- Manuales de Cargos.
Respecto a su alcance, se pueden distinguir:
- Manuales generales, que contienen información o instrucciones respecto a diversos tópicos o contenidos, como ejemplo los manuales de organización y funciones.
- Manuales específicos, que detallan información respecto a un área o tema específico, como por ejemplo un Manual de Compras.
Estructura
Manual organizacional
Describen la organización formal y detallan la estructura organizativa, los órganos que la
componen, sus niveles jerárquicos, las relaciones formales que los vinculan y las funciones
y actividades asignadas a cada órgano.
Este manual debe incluir, en primer termino, los siguientes datos:
Carátula
Índice
- Introducción, Objetivos y Propósito del manual
- Aspectos Metodológicos involucrados en su elaboración
- Logotipo de la organización.
- Nombre de la organización.
- Denominación y extensión del manual (general 0 especifico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta.
- Lugar y fecha de elaboración.
- Numero de paginas.
- Sustitución de paginas (actualización de informacion).
- Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización.
- Clave de la forma; en primer termino se deben escribir las siglas de la organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar 0 utilizar el formulario; en tercero, el numero consecutivo del formulario y, en cuarto, el año. Para leerla con facilidad, entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guion 0 una diagonal, v. gr., ONU.DSI.002.09 (corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección General de Información; formulario numero 2, y ano 2009).
- Para cada órgano, su denominación, descripción de su relación formal y dependencia jerárquica, misión o propósito y las actividades o funciones asignadas.
Manual de procesos o de procedimientos
Los manuales de procesos o de procedimientos describen en detalle los procesos o
procedimientos que se realizan en una organización. Contribuyen a estandarizar la acción
del personal, al establecimiento de medidas de calidad y facilitan la racionalización de los
procesos. Según las características y necesidades de cada empresa es posible encontrar
manuales que describen los procedimientos, los procesos o ambos.
Sin perjuicio de otros aspectos que sea pertinente incluir, es recomendable que un manual
de procesos o de procedimientos contenga, como mínimo:
- Carátula.
- Índice.
- Introducción y Objetivos.
- Mapa general de procesos o cuadro índice de los procedimientos incluidos, según corresponda, de forma de poder apreciar en forma global la interrelación entre los diferentes procesos y procedimientos que se realizan en la organización.
- Organigrama de la Organización, para facilitar la visualización de la ubicación jerárquica de las unidades intervinientes en los procesos y procedimientos.
- Políticas y reglas generales que guían la ejecución de los procesos y procedimientos.
- Glosario de términos utilizados y símbolos, si corresponde.
- Descripción literal de cada procedimiento, detallando cada uno de los pasos a realizar, su forma de ejecución y el o los responsables de su ejecución.
- Formularios, registros y archivos utilizados en el procedimiento.
- Plano de la planta física – en ocasiones.
- Diagramas de los procedimientos, en la medida que resulten de utilidad para los usuarios.
Contiene información de interés para el empleado que se incorpora a la organización en
referencia a su historia, políticas, objetivos, derechos y obligaciones de los empleados.
Incluyen información general útil al personal de la organización, como puede ser el detalle
de sucursales y filiales de la empresa, descripción de la planta física, organigrama general,
las normas de disciplina, los criterios de calificación.
