Manuales administrativos

Conceptos

Se  puede definir a un manual como: "un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa" o  "un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización política y procedimientos de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo" .

Definiremos manual administrativo como: Un documento que contiene, en forma ordenada, sistemática y accesible, información relevante e instrucciones con el fin de asistir a los miembros de una organización o a terceros que se relacionan con ella en su actuación con respecto a dicha organización.

Tipos de manuales administrativos

De acuerdo a su destinatario, se pueden encontrar:

• Manuales cuyos usuarios son miembros de la organización, como por ejemplo los manuales de procedimientos.
• Manuales destinados a usuarios externos a la organización: clientes, proveedores, público en general, como por ejemplo los manuales generales de la organización que se mencionan en este documento. 

Con referencia al contenido, se pueden distinguir, entre otros:

• Manuales de Organización y Funciones. 
• Manuales de Procedimientos. 
• Manuales de Cargos. 

Respecto a su alcance, se pueden distinguir:

• Manuales generales, que contienen información o instrucciones respecto a diversos tópicos o contenidos, como ejemplo los manuales de organización y funciones.
• Manuales específicos, que detallan información respecto a un área o tema específico, como por ejemplo un Manual de Compras. 

Estructura

Manual organizacional

Describen la organización formal y detallan la estructura organizativa, los órganos que la componen, sus niveles jerárquicos, las relaciones formales que los vinculan y las funciones y actividades asignadas a cada órgano. 

Este manual debe incluir, en primer termino, los siguientes datos:

Carátula
Índice
- Introducción, Objetivos y Propósito del manual
- Aspectos Metodológicos involucrados en su elaboración

• Logotipo de la organización. 
• Nombre de la organización. 
• Denominación y extensión del manual (general 0 especifico). En caso de corresponder a una unidad en particular debe anotarse el nombre de esta.
• Lugar y fecha de elaboración. 
• Numero de paginas. 
• Sustitución de paginas (actualización de informacion). 
• Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. 
• Clave de la forma; en primer termino se deben escribir las siglas de la organización; en segundo, las de la unidad administrativa responsable de elaborar 0 utilizar el formulario; en tercero, el numero consecutivo del formulario y, en cuarto, el año. Para leerla con facilidad, entre las siglas y los números debe colocarse un punto, un guion 0 una diagonal, v. gr., ONU.DSI.002.09 (corresponde a Organización de las Naciones Unidas; Dirección General de Información; formulario numero 2, y ano 2009).

- Organigrama
- Para cada órgano, su denominación, descripción de su relación formal y dependencia jerárquica, misión o propósito y las actividades o funciones asignadas.

Manual de procesos o de procedimientos 

Los manuales de procesos o de procedimientos describen en detalle los procesos o procedimientos que se realizan en una organización. Contribuyen a estandarizar la acción del personal, al establecimiento de medidas de calidad y facilitan la racionalización de los procesos. Según las características y necesidades de cada empresa es posible encontrar manuales que describen los procedimientos, los procesos o ambos. 

Sin perjuicio de otros aspectos que sea pertinente incluir, es recomendable que un manual de procesos o de procedimientos contenga, como mínimo: 

• Carátula. 
• Índice. 
• Introducción y Objetivos. 
• Mapa general de procesos o cuadro índice de los procedimientos incluidos, según corresponda, de forma de poder apreciar en forma global la interrelación entre los diferentes procesos y procedimientos que se realizan en la organización. 
• Organigrama de la Organización, para facilitar la visualización de la ubicación jerárquica de las unidades intervinientes en los procesos y procedimientos.
• Políticas y reglas generales que guían la ejecución de los procesos y procedimientos. 
• Glosario de términos utilizados y símbolos, si corresponde. 
• Descripción literal de cada procedimiento, detallando cada uno de los pasos a realizar, su forma de ejecución y el o los responsables de su ejecución. 
• Formularios, registros y archivos utilizados en el procedimiento. 
• Plano de la planta física – en ocasiones. 
• Diagramas de los procedimientos, en la medida que resulten de utilidad para los usuarios.

Manual de inducción

Contiene información de interés para el empleado que se incorpora a la organización en referencia a su historia, políticas, objetivos, derechos y obligaciones de los empleados. Incluyen información general útil al personal de la organización, como puede ser el detalle de sucursales y filiales de la empresa, descripción de la planta física, organigrama general, las normas de disciplina, los criterios de calificación.